Privacyverklaring

Versie: 18.01.01 / 1001800

1             Inleiding

In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens we van u verwerken als we een zakelijke relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad met u. Ook vertellen we u waarom en hoe lang we uw gegevens verwerken en wat uw rechten zijn met betrekking tot elke verwerking. Daarnaast verstrekken we onder meer informatie over de partijen waarmee we samenwerken en over ons beveiligingsbeleid.

Wij vinden het belangrijk dat onze dienstverlening betrouwbaar en transparant is. Wij gaan dan ook discreet en zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en we zorgen ervoor dat elke verwerking van uw gegevens voldoet aan de toepasselijke wet- en regelgeving.

2             Verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens

Onderstaande entiteiten zijn zogenaamde zustermaatschappijen en behoren tot dezelfde groep van ondernemingen. Zij verwerken gelijke gegevens en voeren hetzelfde privacybeleid, zodat deze verklaring voor deze ondernemingen samen geldt. Hierna worden deze ondernemingen (gegevensverantwoordelijken) afzonderlijk en tezamen aangeduid als “Plastica”.

  1. de besloten vennootschap Cape Wood Products B.V. (KvK 56710437), gevestigd te (5145 PW) Waalwijk aan de Industrieweg 92
  2. de besloten vennootschap Flexx B.V. (KvK 18088426), gevestigd te (5145 PD) Waalwijk aan Industrieweg 93 A;
  3. de besloten vennootschap Alucopal B.V. (KvK 18120320), gevestigd te (5145 PW) Waalwijk aan de Industrieweg 92;
  4. de besloten vennootschap Compact Systems B.V. (KvK 18130645), gevestigd te (5145 PW) Waalwijk aan de Industrieweg 92;
  5. de besloten vennootschap Plastica Plaat B.V. (KvK 18067110), gevestigd te (5145 PW) Waalwijk aan de Industrieweg 92;

Allen zijn bereikbaar via de contactgegevens van de Privacy Manager (zie hieronder)

3            Privacy Manager

Wij hebben een Privacy Manager aangesteld. Dat is niet een “functionaris voor gegevensbescherming”, zoals bedoeld in artikel 37 van de AVG. Wel is dit is iemand die erop toeziet dat je gegevens worden verwerkt in overeenstemming met de wet. De werkzaamheden van de Privacy Manager bestaan onder meer uit toezicht houden en vragen en klachten afhandelen. De contactgegevens van onze Privacy Manager zijn:

Marjolijn van der Spek
marjolijn@plastica.nl
0416 67 24 15
 

4          De persoonsgegevens die wij verwerken

Afhankelijk van uw relatie met onze organisatie en het doel waarvoor we gegevens verwerken, noteren wij (steeds sommige van) de volgende gegevens:

  1. Voor- en achternaam
  2. Geslacht
  3. Geboortedatum
  4. Geboorteplaats
  5. Adresgegevens
  6. Telefoonnummer
  7. E-mailadres
  8. Functie- en salarisgegevens
  9. Gegevens over opleidingen en cursussen
  10. Gegevens over historische deelname evenementen
  11. Bankrekeningnummer
  12. Gegevens over uw activiteiten op onze website
  13. Video opnamen van bezoek aan ons bedrijf of terrein
  14. Hobby’s van sollicitanten, voor zover zelf opgegeven

 

5          Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  1. het voeren van een financiële administratie
  2. het verwerken en uitvoeren van opdrachten
  3. het organiseren van (klant)evenementen
  4. het verzenden van nieuwsbrieven of mailings
  5. het voeren van een salarisadministratie
  6. het voeren van een pensioensadministratie
  7. het voeren van een personeelsadministratie
  8. het berekenen van een uitkering bij ontslag
  9. het voeren van een sollicitanten (vacatures-kandidaten) administratie
  10. het uitvoeren van toegangscontrole
  11. het voeren van een bezoekersregistratie
  12. het houden van cameratoezicht
  13. de monitoring van websitebezoek

 

6          Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een van onze medewerkers) tussen zit.

 

7          Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

In het algemeen bewaren wij uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doeleinde waarvoor we uw gegevens hebben verzameld. Daarna zullen wij uw gegevens verwijderen of anonimiseren, tenzij we bepaalde gegevens langer nodig hebben voor een andere doeleinde. Als dat het geval is, hebben wij daarvoor een grondslag en zullen wij ervoor zorgen dat deze gegevens alleen nog toegankelijk zijn voor dat andere doeleinde. Een voorbeeld is dat wij een aantal documenten voor een minimale termijn moeten bewaren voor belasting- of administratiedoeleinden. We zullen in die gevallen alleen die gegevens bewaren die noodzakelijk zijn om onze wettelijke verplichtingen na te komen. Na de wettelijke bewaartermijnen zullen wij je gegevens verwijderen of anonimiseren.

 

8          Delen van persoonsgegevens met derden

Wij delen uw persoonsgegevens niet met derden, tenzij dit geschiedt in het kader van het uitvoeren van een overeenkomst met u en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Voor zover deze derden uw gegevens zo verwerken, doen zij dit als verwerker. Wij hebben dan met die derden een verwerkersovereenkomst gesloten waarin onder meer beveiliging, geheimhouding en je rechten worden geregeld. Wij blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Het op bovenstaande wijze en gronden inschakelen van derden doen wij bij de volgende categorieën van verwerkingen:

  1. het voeren van een financiële administratie
  2. het verwerken en uitvoeren van opdrachten
  3. het organiseren van (klant)evenementen
  4. het verzenden van nieuwsbrieven of mailings
  5. het voeren van een salarisadministratie
  6. het voeren van een  pensioensadministratie
  7. het voeren van een personeelsadministratie
  8. het berekenen van een uitkering bij ontslag
  9. het voeren van een sollicitanten (vacatures-kandidaten) administratie
  10. het uitvoeren van toegangscontrole
  11. het voeren van een bezoekersregistratie
  12. het houden van cameratoezicht
  13. de monitoring van websitebezoek

 

9          Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Wij gebruiken op onze website cookies. Dat is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone.

Wij gebruiken de volgende cookies:

  1. cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren.
  2. Daarnaast plaatsen we cookies die uw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden. Bij uw bezoek aan onze website hebben wij u al geïnformeerd over deze cookies en toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan.
  3. Op onze website worden ook cookies geplaatst door derden. Dit zijn bijvoorbeeld adverteerders en/of de sociale media-bedrijven.

U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

 

10        Uw rechten (inzage, aanpassing, verwijdering etc.

Hierna wordt uitgelegd wat uw rechten zijn met betrekking tot de verwerking van uw gegevens.

  1. Recht op inzage
    U heeft het recht op inzage in uw eigen gegevens. Daaronder valt ook de vraag wat de doeleinden zijn van de verwerking, aan welke partijen de gegevens worden verstrekt, wat de bewaartermijnen zijn.
  2. Recht op rectificatie
    U kunt ons vragen uw gegevens direct te laten rectificeren. U heeft ook het recht om onvolledige gegevens volledig te maken door bijvoorbeeld een email aan ons te sturen.
  3. ‘Recht om vergeten te worden’
    U heeft het ‘recht om vergeten te worden.’ Op verzoek zullen wij uw gegevens zonder onredelijke vertraging te verwijderen. We mogen echter niet altijd al uw gegevens verwijderen. Soms is de verwerking bijvoorbeeld nog nodig voor het nakomen van wettelijke verplichtingen of het instellen, uitoefenen of onderbouwen van claims.
  4. Recht op beperking van de verwerking
    U heeft in principe het recht om verwerking van uw gegevens te laten beperken, bijvoorbeeld als u meent dat uw gegevens onjuist of onnodig zijn.
  5. Mededeling van rectificatie, verwijdering of beperking
    Tenzij het onmogelijk is of onevenredig veel inspanning kost, zullen wij de ontvangers van uw gegevens op de hoogte stellen van elke rectificatie, verwijdering of beperking van de verwerking.
  6. Recht op overdraagbaarheid van je gegevens
    U heeft het recht op overdraagbaarheid van gegevens. Dit houdt in dat u een verzoek kunt doen om uw gegevens te ontvangen. Vervolgens kunt u deze gegevens opslaan voor persoonlijk hergebruik. U heeft dit recht alleen met betrekking tot gegevens die u zelf aan ons hebt verstrekt én als de verwerking berust op uw toestemming of een overeenkomst waarbij u partij bent.
  7. Intrekken toestemming
    Als de gegevensverwerking berust op toestemming, heeft u het recht om die toestemming op elk moment in te trekken. Wel blijft de verwerking van uw gegevens van de periode vóór het intrekken rechtmatig.
  8. Recht van bezwaar
    U hebt in principe het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens. Na uw bezwaar zullen wij in principe de verwerking van uw gegevens stoppen.
  9. Klacht bij Autoriteit Persoonsgegevens of naar de rechter.
    Als u van mening bent dat de verwerking van uw gegevens inbreuk maakt op de wet kunt u contact opnemen met onze Privacy Manager, maar u heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) of naar de rechter te stappen.
  10. Beperkingen van uw rechten
    Soms kunnen wij uw rechten beperken, bijvoorbeeld in het kader van het voorkomen, onderzoeken, opsporen en vervolgen van strafbare feiten, zoals fraude.
     

Ieder verzoek kunt u richten tot onze Privacy Manager. Geef aan om welke gegevensverantwoordelijke het gaat (art 2). Om er zeker van te zijn dat een verzoek door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy.

 

11        Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze Privacy Manager.

 

12        Veranderingen

Wij kunnen deze verklaring wijzigen als ontwikkelingen daartoe aanleiding geven, bijvoorbeeld in geval van nieuwe verwerkingsvormen. De meest actuele privacyverklaring kunt u vinden op onze website. We raden u aan deze privacy- en cookieverklaring regelmatig te raadplegen, zodat u van de wijzigingen op de hoogte blijft.

 

Juni 2018